Strona główna / Praca / Pracownik administracji / recepcji
REKRUTACJAPracownik administracji / recepcji
Pierwszy kontakt dla rodzin i sprawne zaplecze całego domu.
Wymagania formalne i wykształcenie
- Wykształcenie: min. średnie, preferowane wyższe (administracja, zarządzanie, sekretariat, politologia, kadry i płace lub pokrewne).
- Doświadczenie: mile widziane 1–2 lata w pracy biurowej/sekretariacie (preferowane w placówce medycznej, opiekuńczej lub administracji publicznej).
- Znajomość przepisów: podstawowa znajomość prawa administracyjnego, ochrony danych osobowych (RODO) i obszaru pomocy społecznej — atut.
- Inne: biegła obsługa MS Office (Word, Excel, Outlook), prawo jazdy kat. B — atut.
Wymagane kompetencje i cechy osobiste
- Dobre umiejętności komunikacyjne i organizacyjne.
- Dyskrecja i rzetelność, wysoka kultura osobista.
- Samodzielność, odpowiedzialność, umiejętność pracy pod presją czasu.
- Umiejętność pracy z dokumentacją i archiwizacją, dbałość o terminowość.
- Znajomość procedur BHP i bezpieczeństwa informacji — mile widziana.
Zakres obowiązków
- Przyjmowanie i obsługa interesantów, udzielanie informacji telefonicznej i mailowej.
- Przyjmowanie i obsługa interesantów, udzielanie informacji telefonicznej i mailowej.
- Obsługa centrali telefonicznej, rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej, prowadzenie książki korespondencji.
- Umawianie wizyt i spotkań, prowadzenie kalendarza dyrekcji i usług zewnętrznych.
- Przyjmowanie, rejestrowanie, kompletowanie i archiwizacja dokumentów (akt mieszkańców, dokumenty kadrowe zgodnie z uprawnieniami).
- Przygotowywanie pism, protokołów, notatek służbowych, druków i zaświadczeń.
- Wsparcie w przygotowaniu sprawozdań, zestawień i dokumentów do kontroli/urzędów.
- Obsługa administracyjno księgowa (w zakresie sekretariatu).
- Przyjmowanie faktur i przekazywanie do działu księgowości; wstępna kontrola formalna faktur.
- Współpraca przy zamówieniach i prowadzeniu rejestru umów.
- Pomoc przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej (zwolnienia, urlopy) zgodnie z zakresem upoważnień.
- Przygotowywanie materiałów na posiedzenia, zebrań, szkoleń i spotkań z rodzinami mieszkańców.
- Wprowadzanie i aktualizacja danych w systemach informatycznych DPS (bazy mieszkańców, rejestry).
- Dbanie o poufność danych i stosowanie polityki RODO.
- Kontakt z dostawcami, urzędami, rodzinami mieszkańców i innymi instytucjami.
- Przygotowywanie odpowiedzi na zapytania formalne oraz dokumentów dla organu założycielskiego.
Chcesz dołączyć do zespołu?
Wyślij CV — odpowiadamy na każde zgłoszenie.